Arsip Elektronik

     Arsip Elektronik

2.1  Pengaruh Teknologi Informasi Terhadap Kearsipan

Perkembangan teknologi yang begitu pesat belakangan ini di satu sisi mempunyai dampak positif terhadap kelancaran dan kemudahan bagi manusia dalam melaksanakan berbagai kegiatannya, tetapi di pihak lain perkembangan ini juga menimbulkan dampak khususnya di bidang kearsipan yang perlu segera diantisipasi.

Perkembangan di bidang kearsipan dirasakan sangat lambat jika dikaitkan dengan perkembangan teknologi yang secara langsung ataupun tidak langsung menghasilkan Arsip yang cenderung selalu berubah. Untuk itu para pengelola kearsipan hendaknya selalu tanggap dan mengikuti perkembangan tersebut dan sedapat mungkin agar dapat dimanfaatkan untuk kegiatan kearsipan.

2.2  Konsep Dasar Manajemen Arsip Elektronik

Menurut National Archives and Record Administration (NASA) USA, Arsip elektronika merupakan Arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format, dimana hanya computer yang dapat memprosesnya. Oleh karenanya Arsip elektronik seringkali dikatakan sebagai Machine-readable record.

2.2.1       Manfaat Penggunaan Arsip Elektronis

Beberapa manfaat penggunaan sistem pengelolaan secara elektonis yang mendorong sebagian besar organisasi untuk mengimplementasikan manajemen arsip elektronis diantaranya adalah:

1.       Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja.

2.       Pengindeksan yang fleksibel dan mudah di modifikasi berdasarkan prosedur yang dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya.

3.       Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama file dan ditemukan nya dalam bentuk full text dokumen.

4.       Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini disebarkan karena kita hanya dapat melihat dilayar monitor atau print-nya tanpa dapat mengubah nya.

5.       Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak Lebih dari 700 lembar .

6.       Mengarsip secara digital, sehingga resiko rusak nya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital..

7.       Berbagi arsip secara mudah, karena berbagi dokumen dengan kolega maupun klien akan mudah dilakukan melaui LAN atau internet.

8.       Meningkatken keamanan, karena mekanisme control secara jelas dicantumkan pada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otoritas relative sulit mengaksesnya.

9.       Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data kedalam media penyimpanan yang  compatible. 

Selain manfaat di atas, organisasi juga perlu mempertimbangkan hal-hal negative berikut (Skupsky, 1999):

1.       Adanya peluang untuk memanipulasi file – menciptakan, menyimpan, memodifikasi, atau menghapus – dalam segala cara;

2.       Kesulitan untuk berbagi file karena format file maupun ketersediaan jaringan atau akses untuk berbagi file dengan yang lain;

3.       Kemungkunan rusaknya file setiap saat yanpa adanya indikasi terlebih dahulu;

2.2.2       Manajemen Arsip Berkelanjutan (continuum)

Kerangka kerja yang dapat di pakai untuk mengintegrasikan manajemen arsip elektronis yang di tawarkan oleh An (2003), yaitu:

Gambar 8.1. Proses integrasi Manajemen Arsip Elektronis

Kerangka kerja di atas mempunyai 3 Unsur:

1.       Kerangka kerja terintegrasi, yaitu manajemen peng arsipan sebagai salah satu fungsi organisasi yang dapat meningkatkan nilai orgaanisasi bagi stakeholders-nya, terdiri dari;

v  Budaya bersama

v  Standar bersama

v  Pembagian informasi

v  Koordinasi

v  Kolaborasi

2.       Pendekatan terintegrasi, dengan menggambarkan kolaborasi pemikiran dalam menjamin reliabilitas, yang terintegrasi bagi organisasi atau stakeholders.

3 alat yang dapat digunakan mengintegrasi arsip elektronik:

v  Strategi yang berfokus pada pelanggan

v  Pemikiran arsip post-modern

v  Model arsip berkelanjutan

3.       Kontrol terintegrasi, terdiri dari:

v  Kontrol produk (arsip)

v  Kontrol proses

v  Kontrol servis

2.2.3       Cheklist

Ada 12 komponen yang harus diperhatikan sebelum menggunakan arsip elektronis (Compulink Management Centre, 2003) yaitu:

1.       Kebijakan dan prosedur. Untuk mengontrol seluruh proses yang berlangsung dalam organisasi agar berjalan sebagaimana yang diharapkan, harus dibuat kebijakan, peraturan, standar, dan prosedur yang mencangkup hal-hal berikut ini:

v  Menjelasken metode men-scan dan memasukan data

v  Menjelaskan revisi, peng-update-an, dan penghapusan arsip

v  Buku pedoman dari hardwere dan soft were, termasuk soft were, nomor, tanggal, instalasi, upgrade, pemindahan dan konversi yang digunakan

v  Penjelasan prosedur mengenai bagaimana arsip di indeks

v  Kebijakan akses(control log-on)

v  Struktur dan isi data, layout, file dan kamus data

v  Konvensi dan hierarki nama file

v  Pengembangan algoritma

v  Prosedur mem-back up untuk disk, Dll.

v  Prosedur untuk pengetes pembaca data

v  Prosedur penyimpanan online dan offline

v  Pendisposisian arsip

v  Jadwal pemusnahan arsip elektronis

2.       Pendidikan dan training, seluruh pegawai administrasi akan sadar dan mengerti mengenai prosedur pemanfaatan sistem pengarsipan elektronis apabila sosialisasi mengenai hal tersebut

3.       Kerahasiaan dan kejujuran, hel ini merupakan salah satu persyaratan agar arsip dapat terjaga kerahasiaan nya dan keaslian nya

4.       Cakupan dokumen, pegawai harus memperhatikan 3 element arsip – isi, struktur, dan konteks dalam membuet arsip

5.       Meta data, hal ini menginformasikan tentang sebuah arsip yang disimpan

6.       Manajeman file

7.       Manajemen penyimpanan

8.       Ketersediaan arsip, arsip akan tersedia dan dapat dibaca dalam bentuk print out atau gambar pada layar monitor

9.       Audit trail, audit ini akan menjelaskan apa, siapa, kapan, dan mengapa arsip tersebut di simpan

10.   Retensi, sebuah organisasi harus menetapkan jadwal pemusnahan dokumen seprti yang berlaku pada arsip kertas

11.   Pembaruan media atau transfer, ada 3 komponen yang terlibat yaitu:

v  Pembaruan media (renewal) dengan mengopi arsip dari stu jenis media ke media yang sama

v  Meng-kopi media (copying) adalah mengubah format arsip dari satu media ke media lain

v  Mentransfer arsip (transfer atau migration) dengan mengubah format arsip, misalnya dari format PPT (power point) Ke format PDF .

12.   Disposal, merupakan kemampuan untuk mengidentifikasi, mendapatkan otoritas, dan membersihkan nya dari sistem komputer

2.3  Manajemen Arsip Elektronis

3 sistem pengarsipan yang umum dipasaran:

1.       Sistem manajemen dokumen elektronis (electronic document management system – EDMS)

Merupakan sistem yang berupa pengelolaan arsip atau dokumen elektronis melalui komputer masing-masing pegawai, misalnya word processing, presentasi, dsb;

2.       Sistem pemindaian elektronis (electronic imaging system  – EIS)

Akan mengelola dokumen berupa hasil pemindaian (scan);

3.       Software manajemen dokumen (records management software – RMS)

Mengelola dokumen kertas atau data yang disimpan dalam kantor atau pusat penyimpanan dokumen.

Beberapa komponen dasar dalam memilih sistem pengarsipan yang baik :

1.       Memindahkan dokumen

Beberapa metode utama dalam memindahkan data ke dalam sistem komputerisasi dokumen (www.GeorgiaArchives.org):

Þ    Scanning à memindai atau men-scan dokumen yang menghasilkan data gambar yang dapat disimpan di komputer. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pemilihan scanner diantaranya adalah:

§  Memiliki Automatic Document Feeder (ADF) yang memungkinkan sejumlah kertas diletakkan pada tray dan secara otomatis masuk ke dalam scanner

§  Compatible untuk berbagai jenis ukuran kertas

§  Kecepatan men-scan dokumen

Þ    Conversion à proses mengubah dokumen word processor atau spreadsheet menjadi data gambar permanen untuk disimpan pada sistem komputerisasi.

Þ    Importing à memindahkan data elektronik ke dalam sistem pengarsipan elektronik. Dapat dilakukan dengan melakukan drag and drop ke sistem dan tetap menggunakan format data aslinya.

2.       Menyimpan dokumen

Sistem penyimpanan yang digunakan, haruslah mampu mendukung perubahan teknologi, peningkatan jumlah dokumen, serta mampu bertahan dalam waktu lama.  Selain itu, sistem terkomputerisasi dokumen harus mendukung alat penyimpanan yang sekarang tersedia – juga yang akan datang – untuk memberikan kepastian akan penggunaan jangka panjang. Untuk mengurangi resiko tidak dapat dipakainya format dokumen yang telah digunakan, sebaiknya perusahaan menyimpan data atau dokumen tidak hanya dalam satu format, tetapi dalam berbagai format.

Lima pilihan media penyimpanan diantaranya:

Þ    Magnetic Media (Hard Drives)

Þ    Magneto-Optical Storage

Þ    Compact Disc (CD)

Þ    DVD (Digital Video Disc/Digital Versatile Disc)

Þ    WORM (Write Once, Read Many)

3.       Mengindeks dokumen

Dokumen yang disimpan di kantor harus dikelola dengan baik agar bermanfaat untuk organisasi dengan melakukan pelabelan, penyortiran, pengindeksan, ditempatkan pada folder, dan dimasukan filing cabinet. Arsip elektronik juga harus dikelola agar informasi mudah dipahami oleh user pada saat ini maupun masa datang. Ada 3 metode dalam mengelola pengindeksan arsip elektronis, yaitu:

Þ    Index Fields

Menggunakan kategorisasi tema dan kata kunci sebagai metode tradisional yang digunakan dalam dokumen kertas.

Þ    Full-text Indexing

Menggunakan software optical character recognition(ocr).

Þ    Folder/File Structure

Menyediakan metode visual dalam pencarian dokumen.

4.       Mengontrol akses

Sistem kontrol merupakan aspek terpenting dalam sistem pengarsipan elektronik, karena hampir semua orang dapat mengakses data tersebut di computer yang dihubungkan dengan LAN di seluruh area kantor.  Untuk itu terdapat dua hal yang harus dimiliki oleh sistem pengarsipan elektronis:

Þ     Ketersediaan yang luas dan akses yang fleksibel, dengan menyediakan beberapa cara untuk mengakses suatu file

Þ     Keamanan yang komprehensif

Ref : Dra. Sumartini. "Pengantar Kearsipan." 1.

Hasugian, M.Si, Drs.Jonner. "Pengantar Kearsipan." 2003: 6.

Lastiyani, Monika Nur. http://www.bpadjogja.info/file/7be99f4a6453598511d7773b18b24439.pdf (accessed June 23, 2013).

Sukoco, Badri Munir. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga, 2007.